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ワーママ定時に帰ります【営業事務編・仕事の極意7か条】

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こんにちは。6歳と3歳の娘を持つフルタイムワーママOLのはるなです。

私は、長女が5か月から保育園に預けてワーキングマザーになり、6年目に入ります。
ワーママになってからはずっと営業部で仕事をしています。

【私の営業部勤務経歴】
都内の営業部(ワンフロア100人くらいいる比較的大手企業)で法人営業を半年

転職

首都圏にある会社の営業部(営業部4人だけの中小企業)で、営業事務を4年(次女の育休1年は省く)

私のモットーは何が何でも必ず定時で帰ること。
4年かけてやっとこのポジションをゲットしました。
1日8時間勤務、年休120日で年収350万円です。
営業事務としては結構待遇の良いポジションについているのではなかろうか、と思います。

※営業事務の待遇が気になる方はググってください。

今日は、私がこの4年間で定時で帰るため工夫した仕事の極意7つを紹介します。

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極意その1.業務・社内の全体像を把握して取り組むべし

営業事務の仕事は多岐にわたります。
・電話応対
・見積書作成
・注文書作成
・発注処理
・小口現金管理
・テレアポ
・請求書受領確認
・文房具等備品管理
・凹んだ営業への精神的フォロー(え?)
私が携わっている業務はこんなところでしょうか。

私の部署では関東圏内で約300社ほどと取引があります。
毎年30社ほど新規で契約されるので、その数は増える一方です。
リーダーと営業はだいたい外周り。
通常事務所には私一人しかいないので、多いときで電話が1日40~50件かかってくるのを受けつつ見積書、注文書作成、判子もらった書類の受注確認、本社の出荷担当へ物品出荷のお願い連絡、ときには総務へ請求書の発行依頼・・・。をこなします。

一つ一つの作業に時間をかけていたら、定時で帰れるわけがありません。

業務の全体像を把握

全体像を把握していると、最初にお客様から発注のお電話を受けたときに、お客様から入金されるまでの流れを頭の中で思い描きながら話をすることができるので、頭の中ではすでに一連の流れが完了しています。

↓私が使っている業務フロー。
業務フロー

下記エクセルデータ貼っておきます。欲しい人ご自由にどうぞ。
EXCELファイル

ちなみに、アイコンはこちら「アイコン素材ダウンロード「icooon-mono」」からダウンロード。
※シンプルで提案書にも使えてお気に入り。

各部署のキーマンを抑えて社内の全体像を把握

キーマンが分からない場合は社内でうまく立ち回っている先輩に聞いて、業務フローにメモしておきましょう。

※新人に言っても分からないし決定権がないので時間の無駄です。

必ずその部署で気が利く担当の方がいるので、日ごろからコミュニケーションを取っておくようにしましょう。

Aさんは独身
子犬を飼っていてそろそろおじいちゃんになるので、歯が弱くなり手術した。日ごろから面倒を見てあげる必要がある。
 →残業OKだが早く帰りたい人なので、早めにスケジュールを伝えておく必要がある。
Bさんは既婚2人の子持ち
上の子は高校受験を控え、フォローが必要である。
 →残業OKだが早く帰りたい人なので、早めにスケジュールを伝えておく必要がある。
Cさんは独身
バリバリ仕事をしたい人。
 →残業も土日出勤もOK無理な作業も聞いてくれる。
Dさんは既婚3人の子持ち
下の子生まれたばかりでフォロー必要
 →残業NG、早めに言えば段取り取ってこなしてくれる。

など、1~2分の会話からでも、その人のバックグラウンドが見えてきます。

そうすると、下記のような急な依頼でも無理して対応してくれます。
【出荷担当】
通常次の日に発送の決まりになっているけれど、どうしても明日の8時までに現場に商品が届かないと間に合わない!という場合にお客様の最寄のヤマトへタイムサービスの出荷をしてくれる。

【総務担当】
注文書に判子がないけど、どうしても先に発送しないと間に合わないから、特別に書類受領前に発送を許可してくれる。
(もちろん、必ず書類はもらいます。ここは営業事務が信頼できる人じゃないと、ノーと言われます)

社員名簿はいつでも見える場所においておく
社員名簿
よくあるのが、外回りの営業から電話がかかってきて、「総務部のAさんの直通電話を教えて」
すぐに取り出せれば、10秒で解決です。
・・・というか、お前も名簿持って出ろよ、と営業にツッコミしたくなるが、そこはぐっと我慢^^;

極意その2.商品の内容を把握しておくべし

商品一覧
通常、商品のカタログや価格表はどこの会社にでもあるはずなのですが、私が入社した会社は小さな中小企業なので、細かい部品の写真一覧がありませんでした。

お客様からケーブル一本ください、と言われても、ケーブルだけで10本以上あるわけで、間違えて発注してしまったことも何度もあります。お客様に型番を聞いても、「いつも注文しているやつだよ、型番なんか知らないよ」と、言われるのです。

そこで、業者やお客様で協力してくれる方がいたら写真をもらったり、自分で手に入った部品を写真に撮ったりして、エクセルにペタペタ貼って、商品一覧を作りました。

※本社に写真が欲しい、一覧表作ってほしいとお願いしたのですが、時間がないので無理という回答をいただいたので、こんな方法を取りました。空き時間にせっせとやりました。

これがあると、新人が入った時も一目でわかりますので、無駄なミスや新人からの質問が減ります。

お客様にも、「赤と白と黒の線がぴょんぴょん出ている5mくらいのケーブルですよね?」など、イメージで伝えることが出来て、間違えがなくなりました。時短です。

極意その3.ザコキャラから倒していくべし

私はドラクエ世代なので、入ってきた仕事をレベルに応じて・スライム・中ボス・メタルスライム・魔王の4つに分類して仕分けしています。

例を挙げます。
1.スライム(冒険の一番最初に出てくる敵。レベルが上がればデコピンで倒せる)
・ルーティンで決まっている商品発注の見積書・注文書作成
・すでに納品が終わり金額も決まっている商品の請求書発行依頼
・1回目のテレアポ10件(商品の案内FAX送るので見てください、と言うだけ)

2.中ボス(1~3か月かかる仕事)
・新規の見積書作成(お客様と打ち合わせが必要)
・助成金書類の作成(添付書類を集めるのに時間がかかる)

3.メタルスライム(なかなか倒せないが、倒すとめっちゃ経験値もらえる)
・クレーム処理(クレーム処理にもコツがあります。時間があったら記事にします)
・テレアポ(こんな商品扱っています。説明をしたいのでご訪問させてください、と新規のお客様へアポを取る)

4.魔王(半年以上かかる仕事)
・助成金書類の作成(半年かかりでデータを集めなければならない書類の作成があります。ミスると助成金がもらえず、何百万も損をする場合もあり)
・訴えられて裁判沙汰(営業事務の許容範囲を超えているので、偉い人に振ります)

まず、朝出勤した段階で、溜まっているメールとFAXを4つに仕分けし、スライムから順番に倒していくイメージです。

極意その4.やりかけの業務も毎日手に取って見るべし

未処理
毎日お昼休みが終わった後に必ず行っています。

未処理トレーの中にある書類を全部手に取って眺める。

その場で終わるスライムの仕事だったら処理していけばよいのですが、1か月寝かせる中ボスや、半年以上かかる魔王クラスの業務もあるわけで、スライムに気を取られ放置しておくと、脳みそから忘れ去られて締め切り直前で慌てる、ということが往々にしてあります。

それなので、中ボスも魔王クラスも、少しずつ進めつつ、締め切りの2~3日前には解決、を目指すようにしています。

重要なのは、手に取って見ること
書類には必ず締め切り日を書いておきます。
メールで来ていたお客様からのご依頼も、必ず紙に出して未処理トレーに入れています。
私の場合パソコンの画面よりも、紙のほうが好きです。

極意その5.誰にでも見える化しておくべし

デスク
私のデスクを再現しました。
(コタツですみませんw)

私は保育園児が2人いるので、突然の病院対応や、保育園行事で休むことがあります。
そのときに、あの書類がどこにあるの?というのが分からないと、業務が滞ってしまいます。

私のデスクの引き出しにはほぼ何も入っていません。
右側の一番上の引き出しに文房具が入っているくらいです。
書類はセンターファイル化。終わったものは共有の書庫にすべて保管。
見積等のデータもすべて社内共有のフォルダーへ保管しています。

やりかけの書類は、デスク左側にデスクトレーを置き、上から順番に「未処理」「A社(大手)専用」「月末にまとめて処理」と分類して書類を置いておきます。

私の再現写真だと100均のトレーですが、書類を取り出すたびに立て付けが悪くてくずれてしまうので、会社ではセキセイのデスクトレーを使用しています。


こうしておけば、休み中に急な対応が入っても、出勤している営業がここのトレーから取れば分かります。

極意その6.メモは付箋を極力使わない

営業事務を始めた当初は、付箋に書いてデスクにペタペタ貼っていたのですが、他の書類に紛れて紛失事件が多発。

こりゃいかん、と思い、ノートにメモするようにしました。

メモ

自分が分かればいいので殴り書きです。
受けた日付、ユーザー名、内容、締切日時をメモっておきます。
解決したら線を引いて終了です。

極意その7.文房具はシンプルに

文房具
私の会社では、基本的に3本しかペンを使いません。
4色ボールペン・黒サインペン・赤サインペンのみ。

シャープペンシルも消しゴムもありません。
なぜなら、消している時間が勿体ないから。
ボールペンで間違えたら2本線引けばよい。
他人に伝えるための書類を書くときは、極力キレイに書くようになる。
確かに、シャーペンと消しゴムに頼るより、頭の回転早くなりそう。

これは、私の会社の方針で、入社当時キティちゃんの文房具で埋め尽くしたかった私は、正直え~!?と不満だったのですが、今はシンプルで気に入っています。
営業も、筆入れは持ち歩きません。胸ポケットに3本だけ入れておしまい。

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まとめ

営業事務編・仕事の極意7か条

極意その1.業務・社内の全体像を把握して取り組むべし
極意その2.商品の内容を把握しておくべし
極意その3.ザコキャラから倒していくべし
極意その4.やりかけの業務も毎日手に取って見るべし
極意その5.誰にでも見える化しておくべし
極意その6.メモは付箋を極力使わない
極意その7.文房具はシンプルに

以上、7点ご紹介しました。
何が何でも定時で帰る!!そのためにはどうしたらよいか、毎日のように考え、今も改善の真っただ中です。

テクニックも重要なのですが、一番大切なのは、人と関わっているということを忘れないこと。
4年もやっているので、仲のいいお客様は、私が子持ちなのを知っていて、無理な納期で突然の注文は入れてきません。
有給で休んでも、悪口言われません。
それは何故か?

仲間やお客様が困ったときに手を差し伸べているからです。

そして、有給を取った次の日には必ず、「ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんでした」と謝罪してから仕事の話に入ります。

相手への真心と気遣いを忘れず、上手に仕事をこなして定時帰りを死守しましょう~!!

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